Nel sistema delineato dall’Agenzia delle Entrate, la scelta di escludere un terminale Pos dal collegamento logico con i registratori telematici assume oggi carattere definitivo. Non è infatti ancora prevista, nella procedura web messa a disposizione degli esercenti, una funzione che consenta di modificare o revocare l’opzione di esclusione già effettuata.
La piattaforma telematica dell’Amministrazione finanziaria è in fase di perfezionamento e, a partire dal 5 marzo, consente agli operatori economici di procedere al primo abbinamento tra dispositivi di certificazione fiscale e strumenti di incasso elettronico. In questa cornice operativa il momento preliminare del censimento dei Pos fisici, virtuali o SmartPos assume un rilievo decisivo: è in tale fase che l’esercente deve verificare con attenzione quali strumenti risultano comunicati all’Anagrafe tributaria dagli acquirer e quali, eventualmente, debbano essere esclusi dal collegamento logico.
Casi ammessi di esclusione del Pos
Il quadro giuridico vigente circoscrive le ipotesi in cui il Pos può essere legittimamente escluso dall’aggancio ai registratori telematici. Le motivazioni tipizzate riguardano in particolare
- l’errata attribuzione del terminale all’esercente interessato, in conseguenza di informazioni non corrette o non aggiornate fornite dall’acquirer
- l’avvenuta restituzione del Pos, inclusi i casi di cessazione o mancato rinnovo della convenzione con l’acquirer
- l’utilizzo del dispositivo unicamente per operazioni che non richiedono l’emissione di documento commerciale, poiché escluse dagli obblighi di certificazione fiscale tramite scontrino elettronico.
In presenza di tali situazioni, la procedura richiede all’esercente di indicare, ove previsto, anche la data di fine utilizzo dello strumento, informazione che entra a far parte del patrimonio informativo su cui l’Agenzia delle Entrate fonda le proprie attività di controllo e analisi del rischio.
Irrevocabilità dell’esclusione e implicazioni operative
La scelta di rimuovere un Pos dal collegamento con il registratore telematico è attualmente irreversibile. Ne deriva che un errore di valutazione, come l’esclusione di un terminale che in realtà è ancora nella disponibilità dell’operatore e viene utilizzato per l’incasso dei corrispettivi, non può essere corretto mediante una semplice operazione di ripristino sulla piattaforma dell’Agenzia.
Questa rigidità procedurale incide direttamente sulla posizione del contribuente in termini di compliance fiscale, soprattutto quando il Pos viene dichiarato come destinato esclusivamente a operazioni che non comportano registrazione mediante documento commerciale.
Profili di anomalia nei flussi informativi
Le criticità emergono in modo evidente quando un Pos formalmente escluso continua a ricevere operazioni di pagamento riferibili sia a corrispettivi non soggetti a certificazione, sia a corrispettivi per i quali permane l’obbligo di memorizzazione e invio telematico. In tali ipotesi il flusso dei pagamenti elettronici intercettato dagli intermediari finanziari può risultare incoerente rispetto ai dati trasmessi tramite i registratori telematici.
Ulteriori elementi di disallineamento possono derivare dal codice Ateco comunicato dall’operatore al fisco. Se tale codice non rientra tra quelli associati ad attività esonerate dall’obbligo di certificazione mediante documento commerciale, l’indicazione di un Pos come strumento utilizzato solo per operazioni esenti dalla memorizzazione elettronica può generare anomalie nei controlli automatizzati.
La data di fine utilizzo del Pos
Un aspetto delicato riguarda l’obbligo di inserire, quando richiesto, la data di fine utilizzo del terminale. Nella pratica non è raro che un Pos rimanga fisicamente presso l’esercente, pur non venendo più impiegato nelle vendite, e senza che sia stata formalizzata la restituzione all’acquirer. In questi casi il contratto di convenzionamento resta attivo e il dispositivo risulta ancora censito presso gli operatori finanziari e quindi comunicato al fisco.
La dismissione di fatto del Pos non coincide con la cessazione giuridica del rapporto contrattuale e ciò rende complessa l’individuazione di una data certa di fine utilizzo. L’indicazione inesatta o meramente stimata di tale dato temporale può concorrere a generare discordanze tra quanto dichiarato dall’esercente e quanto emerge dai tracciati provenienti dagli intermediari.
Disallineamenti e possibili iniziative dell’Amministrazione
Quando il collegamento logico tra Pos e registratore telematico non risulta correttamente impostato, i flussi informativi provenienti da differenti canali diventano difficilmente riconducibili a un quadro coerente. I dati dei pagamenti elettronici, acquisiti dagli intermediari sulla base degli incassi tramite Pos o tramite app di pagamento dedicata, sono infatti oggetto di specifici confronti con le informazioni memorizzate e trasmesse in forma aggregata dai registratori telematici.
Se da tali incroci emergono scostamenti significativi rispetto alle fatture elettroniche e ai corrispettivi telematici, l’Agenzia delle Entrate può attivare strumenti di stimolo all’adempimento spontaneo. Tra questi rientra l’invio di comunicazioni di compliance volte a segnalare al contribuente le incongruenze riscontrate e a consentire una verifica interna della correttezza dei dati dichiarati.
L’attività di analisi del rischio e il ruolo dei provvedimenti attuativi
L’azione dell’Amministrazione finanziaria in questo ambito è supportata da un articolato sistema di analisi del rischio. A partire dal 2022 l’Agenzia delle Entrate ha sviluppato processi di elaborazione periodica dei dati che consentono di mettere a confronto, con cadenza mensile, l’ammontare dei pagamenti elettronici ricevuti dagli operatori economici con gli importi di imponibile e imposta sul valore aggiunto desunti dalle fatture elettroniche e dai corrispettivi trasmessi telematicamente.
Con il provvedimento n. 352652 E del 3 ottobre 2023 è stata formalizzata la messa a disposizione del contribuente delle risultanze di tali elaborazioni. Il provvedimento disciplina, in particolare, le modalità con cui le informazioni vengono rese accessibili e utilizzabili dagli operatori, offrendo loro un quadro di riferimento per valutare eventuali scostamenti tra i dati comunicati dai diversi canali.
Verso un utilizzo consapevole degli strumenti di monitoraggio
La possibilità di consultare gli esiti delle analisi condotte dall’Agenzia delle Entrate rappresenta un ausilio per l’esercente, chiamato a verificare la coerenza tra i pagamenti elettronici rilevati dagli intermediari, i corrispettivi certificati tramite registratori telematici e le dichiarazioni fiscali presentate. L’attenzione dedicata alla corretta gestione dei Pos, alla scelta ponderata di eventuali esclusioni e alla puntuale indicazione delle relative informazioni accessorie, come la data di fine utilizzo, si inserisce in questo contesto di crescente integrazione tra dati finanziari e dati fiscali, nel quale ogni decisione sul singolo dispositivo concorre a definire il profilo complessivo di affidabilità del contribuente.